Le presenze dei clienti arrivano già in ordine, pronte per il software paghe
Ogni azienda cliente dello studio mandava le presenze come voleva: fogli a penna, foto sfocate, file Excel tutti diversi. Ho costruito una piattaforma che si mette in mezzo, propone a ogni azienda un foglio già precompilato da controllare e confermare, e consegna allo studio dati pronti per l’export verso il software paghe. In uso da oltre tre anni, oggi anche da altri studi affiliati.
3+ annidi utilizzo continuativo, esteso ad altri studi affiliati
Il software all’opera
Le schermate
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Il problema
Il lavoro non era raccogliere le ore. Era interpretarle. Ogni mese le presenze arrivavano in decine di formati: fogli compilati a mano con calligrafie diverse, fotografie di fogli cartacei spesso illeggibili, file Excel con colonne e convenzioni che cambiavano da azienda ad azienda. Lo stesso dato poteva arrivare come numero decimale, come testo libero o come sigla inventata sul momento. Prima di poter elaborare un cedolino, lo studio doveva leggere, correggere e normalizzare tutto. Quando una foto non si capiva, si richiamava il cliente e si ricominciava.
Cosa è stato costruito
Una piattaforma collegata al sito dello studio che fa da punto unico di raccolta: ogni azienda cliente entra nella propria area e trova il foglio presenze del mese già precompilato sulla base del profilo di ogni dipendente (contratto, orario, part-time, turni, date di inizio e fine, stagionalità). L’azienda controlla, corregge dove serve e conferma, senza dover costruire nulla. I dati validati arrivano in un’unica interfaccia dello studio, pronti per l’export verso i software paghe usati in Italia.
In breve
- Cliente: uno studio di consulenza del lavoro di Lecce, poi altri studi affiliati.
- Cosa c'era prima: presenze in arrivo su carta, foto ed Excel eterogenei, da interpretare a mano ogni mese.
- Cosa ho costruito: una piattaforma intermedia fra le aziende clienti e il gestionale dello studio, con fogli presenze precompilati, validazione da parte dell'azienda ed export verso i software paghe.
- Risultato: un solo formato in ingresso per tutti i clienti; in uso da oltre tre anni; adottata anche da altri studi.
Da compilare a controllare
La scelta che ha fatto funzionare tutto è la precompilazione. Il sistema conosce già il profilo di ogni dipendente:
- tipo di contratto;
- orario di lavoro, part-time verticale o orizzontale;
- turnazioni e orari sfalsati;
- date di inizio e fine rapporto;
- stagionalità;
- calendario lavorativo previsto.
Con queste informazioni genera ogni mese il foglio presenze già compilato. L'azienda non parte da una tabella vuota: verifica le ore, segna assenze e permessi, aggiunge note, conferma. Il lavoro passa da inserire dati a controllare dati, con un flusso guidato pensato per chi segue le presenze in azienda.
Un'interfaccia per chi non usa gestionali
Le aziende clienti di uno studio sono tutte diverse: dal piccolo negozio all'azienda con turni. La piattaforma doveva essere usabile da chi non ha mai aperto un gestionale. Il flusso è ridotto a cinque passi: entrare nella propria area, vedere il foglio già pronto, verificare ore e assenze, aggiungere note, confermare e inviare. Tutta la complessità (contratti, calendari, eccezioni) sta dietro, nel sistema, non davanti all'utente.
Dal foglio confermato al software paghe
Una volta confermato, il foglio non resta nella piattaforma. I dati passano nell'interfaccia centrale dello studio, dove il consulente vede tutti i clienti in un unico posto e procede all'export nel formato richiesto dal proprio software paghe. Il sistema non sostituisce il gestionale paghe: sta a monte, come livello di raccolta e normalizzazione. L'export deve rispettare il tracciato previsto dal software dello studio. Un cambio di fornitore o di formato richiede una verifica dell'integrazione: non è una compatibilità universale già pronta.
Prima e dopo
| Prima | Dopo | |
|---|---|---|
| Ingresso | carta, foto, Excel, testo libero | un'interfaccia guidata uguale per tutti |
| Lavoro dell'azienda cliente | costruire il documento | controllare, correggere, confermare |
| Lavoro dello studio | interpretare, correggere, ricontattare, ricopiare | ricevere dati strutturati ed esportare |
| Ciclo mensile | manuale, dipendente da richiami | generazione e invio automatici del foglio |
Da strumento interno a piattaforma condivisa
Il progetto è nato per un solo studio. Il problema però è lo stesso in ogni studio di consulenza del lavoro, e il sistema è stato esteso ad altri studi affiliati senza essere riscritto. Da oltre tre anni è in uso quotidiano.
Cosa si porta a casa un altro studio
Se ogni mese la raccolta delle presenze passa da telefonate, foto da decifrare e fogli Excel da riallineare, il problema non è lo strumento paghe. È tutto quello che c'è prima. Un livello di raccolta su misura elimina la variabilità all'origine e lascia il software paghe al suo posto. Questo studio mi ha cercato da Lecce; lavoro di persona a Bari, Monopoli, Conversano, Polignano a Mare, Locorotondo e Fasano, e da remoto in tutta Italia.
Hai un problema simile?
Rispondo entro un giorno lavorativo, sempre io. Se non sono la persona giusta te lo dico subito e ti indico chi lo è.
Su questo lavoro
Domande
No. Raccoglie e normalizza le presenze, poi esporta nel tracciato configurato per lo studio. Se cambia il software paghe, si verifica e, quando necessario, si adatta l'export.
